Guía Completa: qué es un Hackathon y cómo se organiza

Vivimos en la era digital, aquella en la que la velocidad y soluciones que se buscan tienen que ser inmediatas. Por esta razón, las empresas necesitan nuevos modelos de sus productos o sistemas para evitar caer en la obsolescencia.

Una de las últimas alternativas para dar solución a este tipo de aspectos es la creación de un hackathon, un encuentro colaborativo con una duración de varios días donde muchos profesionales se reúnen con un fin común: la creación de un nuevo producto.

Hoy te voy a contar todo lo que es necesario para llevar a cabo de forma exitosa un hackathon.

¿Qué es un hackathon?

En sus inicios, un hackathon era un encuentro de programadores con el objetivo de crear nuevos sistemas de hardware o software de forma colaborativa. 

Para tal labor, los participantes se reúnen durante 2 o 3 días o incluso más para trabajar de forma intensa en su labor, dependiendo de la complejidad del reto.

En la actualidad, empresas de diferentes sectores requieren hacer un hackathon como la psicología, ciencia, letras, industrias, etc. buscando mejorar algún servicio o desarrollar novedades para la empresa.

Los términos que conforman la palabra hackaton son “hacker” y “marathon”. La palabra hacker hace alusión a las soluciones tecnológicas e innovadoras que se persiguen, es decir, a la parte más científica del proyecto, aunque siempre de un modo ameno.

Por otra parte, como bien indica el término marathon, se trata de una carrera de fondo, larga y en definitiva, de una competición. 

Esto es así porque durante el evento los participantes se dividen en diferentes grupos de entre 2 y 5 personas para que puedan desarrollar su propio proyecto.

Beneficios de un hackathon

Se trata de un encuentro colaborativo, en el que va a haber profesionales muy diferentes de un mismo sector. Esto permite que se genere un clima de conocimiento muy atractivo, puesto que todos los participantes van a poder aprender del resto.

El objetivo común del reto es algo que todos los participantes van a perseguir aunque cada uno lo enfocará de formas diversas, abriendo con ello la puerta a debates sobre pros y contras de lo que se busca desarrollar. 

Así, el resultado final termina siendo mucho mejor gracias al trabajo que tiene detrás.

Como hemos comentado hace un momento, se trata de un evento competitivo, no obstante desde una perspectiva lúdica y de aprendizaje común.

Además, el hecho de tener un tiempo establecido, esto es, una cuenta atrás, también pone a prueba a los participantes a buscar soluciones e ideas de una manera rápida, descubriendo en muchos casos que su conocimiento en una rama es mayor del pensado.

Los participantes a estos eventos los valoran mucho, ya que permiten entrar en contacto con personalidades importantes del sector y tiene un impacto importante a la hora de incluir en tu CV la participación.

Se trata de experiencias con muchos beneficios que ofrece el networking, y empresas de la talla de Google o la Nasa llevan ya bastante tiempo realizando este tipo de encuentros que tienen recompensa final.

¿Cómo organizar un hackathon?

Tu primer paso para realizar un hackathon es la organización (organizing a hackathon). Tienes que tener muy claros los objetivos que buscas, así como la mejor manera de enfocarlos.

Además, es importante que cuentes con personas encargadas de los diferentes equipos que habrá y para gestionar tal evento, así como ayudantes para el confort de los invitados.

Propón el objetivo o desafío (planning a hackathon)

La empresa organizadora es la encargada de exponer el reto que va a ser el objetivo de la experiencia colectiva.

Este puede ser más o menos ajustado. De hecho, los hackathones destacan por ser eventos en los que se suele permitir a los participantes dar rienda suelta a sus ideas, sin márgenes estrictos.

Busca participantes

Debes tener presente que un hackathon puede ser convocado bien de forma interna dentro de una empresa o de forma externa. En el primer caso, será la empresa quién se encargue de avisar y promover la participación en medio de sus trabajadores.

En el caso de que sea un hackathon con diferentes participantes, es decir, externo, vas a tener que encargarte de publicitarlo para que los diversos perfiles de participantes se apunten. 

En este caso resulta una opción muy valorada hacer llamamientos en las universidades, ya que permiten conocer nuevos talentos y ponerlos en común con otros profesionales ya asentados del sector.

Este tipo de eventos suele contar con una media de entre 20 y 50 participantes y es importante que estos tengan unos conocimientos sobre el tema a tratar similares para que el evento fluya lo mejor posible.

Destina una parte importante de tu presupuesto a la elección y captación de buenos participantes, porque ellos serán quienes desarrollen el objetivo con éxito.

Diversifica los premios

Para motivar a los participantes es recomendable ofrecer premios que los motiven. Lo ideal es diversificar y dar diferentes premios, no solo uno, consiguiendo con esto contentar a todos los usuarios.

Por ejemplo, se puede premiar con tarjetas con dinero para compras en establecimientos, productos o con una oferta de trabajo en la empresa organizadora, etc.

Ofrecer recompensas económicas está bien, sin embargo resulta algo más complicado alcanzar una cifra que resulte atractiva para que la gente se apunte y se pueda repartir entre otros premios más pequeños.

Otros aspectos importantes que deben ser tenidos en cuenta

– El espacio: debe ser cómodo, puesto que los participantes estarán allí mucho tiempo. Lo ideal es que sea un espacio amplio que cuente con mesas redondas, las cuales fomentan en mayor medida la colaboración del equipo.

Como los participantes van a tener que usar sus ordenadores, en cada mesa tiene que haber mínimo un enchufe. Cuida también la iluminación del entorno.

Resulta recomendable que se ayude también a los participantes a encontrar alojamiento en el caso de tratarse de un hackaton presencial.

– La comida: cada equipo va a llevar unas velocidades diferentes, por lo que cada persona comerá cuando más le convenga. Así, es importante ofrecer un buen servicio de catering continuado que abastezca a los usuarios.

Recuerda proporcionar diferentes opciones para adaptarte a los gustos y necesidades de todos. Incluye opciones vegetarianas y veganas.

– Los tiempos: como norma general un hackathon dura una media de dos días, sin embargo existen casos de eventos que requieren más tiempo a causa, en parte, de la complicación del reto. Tenlos en cuenta para organizar bien el evento.

¿Cómo funciona un hackathon?

Una vez que ya tengas claro cómo vas a organizar un evento de tal envergadura, es el momento de que conozcas su funcionamiento interno, es decir, cómo se desarrolla un hackathon.

La bienvenida al evento

En este momento los organizadores y responsables de la empresa o empresas dan un discurso de apertura en el que se informa de forma detallada a los participantes sobre el objetivo que deben perseguir.

También se les pone en conocimiento en este instante sobre las actividades y posibles conferencias que se pueden llevar a cabo dentro del propio evento, así como de los horarios.

Tienes que tener presente que los hackathon se realizan como norma general de forma presencial, sin embargo cada vez tiene mayor presencia el hackathon digital que permite conectar personas de diferentes partes del mundo.

En este caso, toda la bienvenida y el propio evento en sí se realizan en una plataforma online.

Identificar problemas o necesidades a solucionar

En este momento es en el que comienza a desarrollarse de forma real el evento (running a hackathon). Los diferentes equipos ya están formados y sus integrantes deben poner en común sus ideas sobre cómo abordar las temáticas sobre las que versa el reto.

Estos equipos no son creados de antemano, sino muchas veces de forma ajena a los participantes, ya que se persiguen equipos lo más heterogéneos posible.

Búsqueda de ideas

Los equipos sacarán sus ordenadores y se pondrán a trabajar. Es común el empleo de las lluvias de ideas para agilizar el proceso de generar ideas de un modo espontáneo y comenzar ya con el desarrollo de los primeros prototipos.

Esa misma tarde se presentan los primeros prototipos en una puesta en común que permite adquirir conocimiento y ayuda de otros equipos participantes.

Asimismo, todos los equipos cuentan con un supervisor o coordinador que les ayude con su trabajo para llevar sus prototipos a la perfección.

Propuesta de ideas y proyectos

Al final del evento, que es durante la noche del segundo día como norma general, los diferentes equipos exponen su trabajo ante un tribunal.

En un hackathon los proyectos presentados tienden a ser prototipos, a causa del poco tiempo con el que cuentan los participantes; por ello, resulta infrecuente presentar un producto finalizado. 

De hecho, lo que se busca en un hackathon es propulsar la creatividad y captar futuros proyectos permitiendo a los participantes un aprendizaje dinámico.

El jurado dará sus valoraciones sobre los diferentes proyectos presentados y se procederá a continuación a la entrega de premios. En ocasiones se ofrecen propuestas de colaboración muy interesantes por parte de la entidad organizadora.

Con frecuencia se permiten rondas de preguntas a los diferentes equipos.

Conclusiones y cierre

Se ofrece un discurso final, el cual funciona como una síntesis de todo el evento y en muchos casos se cierra el programa con algunas charlas y networking abierto.

Ejemplos de hackathons exitosos

Estos son algunos ejemplos que han tenido mucho éxito:

A Hackathon for good

Este evento tuvo su última sesión en septiembre de 2019 en Estocolmo, y aunque este año no lo pudieron volver a realizar a causa de la pandemia del Covid-19, se trata de un evento anual.

En este reúnen a diferentes especialistas de países nórdicos con la finalidad de crear iniciativas y soluciones tecnológicas de cara a solucionar aspectos locales así como globales.

Durante 2019 se focalizaron en promover el reciclaje así como influenciar a la población sobre las técnicas de desarrollo sostenible. 

Además, en el Nordic Coastal Cleanup Day organizado una vez al año por Håll Sverige Rent, en torno a 48.000 personas se comprometieron con el objetivo de limpiar las costas nórdicas.

Este hackathon dura 12 horas, en las que los participantes se enfrentan al desafío de desarrollar soluciones para presentar en el Nordic Coastal Cleanup Day y mejorar el impacto de las alternativas ya presentes. Su participación es gratuita.

Cuenta con 100 participantes con diferentes habilidades, siempre enfocadas hacia el objetivo común de buscar mejoras por medio de la tecnología.

Hackathon ambiental

El hackathon ambiental tuvo lugar este año 2020 y fue un verdadero éxito. Este se desarrolló en Posadas, Argentina.

El evento contó con más de 100 participantes que perseguían el objetivo de ofrecer ideas y proyectos innovadores sobre el cuidado ambiental y la salud.

Crearon más de 14 grupos con 30 mentores, grupos que debían buscar el desarrollo de propuestas innovadoras para la reutilización del plástico, cartón y papel así como lograr una ciudad más sostenible.

Los participantes debían, antes de comenzar a desarrollar sus propuestas, hacer un análisis sobre las conductas del pasado así como ofrecer mejoras hacia un futuro más sostenible.

Estas debían aportar soluciones a los efectos del cambio climático generados por la contaminación humana.

Entre los proyectos presentados destacan algunos como los siguientes: 

– Bloques flotantes para reciclar plástico (el proyecto ganador): 

Este proyecto puede ser destinado a muchos usos como civiles, de construcción o islas flotantes. Su producción se realizará por medio de envases de plástico que depositen habitantes de la ciudad en recolectores.

– Elaboración de composteras a partir del reciclaje de plásticos.

– Elaboración de escobas Hilo Ecológico.

– Fabricar piedra ecológica LECA.

– Merchandising eco-friendly.

– Producción de bloques flotantes a partir de residuos plásticos de polietilenos de alta densidad.

Estos dos casos son el vivo ejemplo de que de un hackathon pueden salir propuestas muy válidas para implementar en la realidad.

En consecuencia, un hackathon es la definición ideal de trabajo en equipo, colaboración, innovación y creatividad. Su organización es laboriosa, sin embargo los resultados son muy fructíferos.

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